Kurumsallaşma, bir şirketin ya da organizasyonun belirli kurallar ve süreçler çerçevesinde yürütülmesidir. Kurumsallaşma, şirketin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur ve aynı zamanda şirketin düzenli ve etkin bir şekilde işletilmesini sağlarken, şirketin çalışanlarının da davranışlarını belirleyen bir yapı oluşturarak onların da belirli kurallar ve bir düzen içerisinde çalışmalarına olanak tanır. Bu durum, şirket çalışanları arasında düzen ve uyum sağlarken çalışan motivasyonunu üst seviyeye çıkarır ve bu da nihayetinde şirketin verimliliğini artırır.
Kurumsallaşma adımlarını tamamlamış firmalarda aşağıdaki temel değişimlerin hayata geçirildiği görülür;
· Genellikle daha büyük işletmelerdir ve daha fazla çalışanı vardır.
· İşletme belli bir yapı ve kurallar çerçevesinde yürütülür ve çalışanlar işlerini düzenli ve etkin bir şekilde yaparlar.
· Yıllık veya uzun dönemli hedeflerine ulaşmak için bir işletme planı oluştururlar.
· Müşterilerine düzenli ve kaliteli hizmet vermeye önem verirler.
· İşyeri kültürünü belirleyen kurallar ve değerler oluştururlar.
· Çalışanlarını işe alım, eğitim ve yönetim süreçlerini düzenli bir şekilde yürütürler.
· İşletmeleriyle ilgili bilgi ve haberleri düzenli olarak paylaşırlar.
· İç denetim mekanizmaları ile işletmelerinin işleyişini ve finansal durumunu sürekli olarak denetlerler.
· Marka değerlerini korumaya özen gösterirler ve bu değeri artırmak için çalışırlar.
İŞLETMELERDE KURUMSALLAŞMA ADIMLARI:
1. İşletme Modeli Belirleme: Kurumsallaşma sürecinin başlangıcında, işletmenin ne tür faaliyetler içinde olacağını ve bu faaliyetleri nasıl gerçekleştireceğini belirlenmelidir. Bu, genelde mevcut firmalar için zaten belirli olan ve kağıda dökülmesi nispeten kolay bir adım olacaktır.
2. Hedefleri Belirleme: Kurumun işletme modeli ve faaliyetleri çerçevesinde uzun, kısa ve orta vadeli hedefler belirlemek önemlidir.
· Şirketin geçmiş performansını inceleyin. Şirketin nereden geldiğini ve nereye gittiğini anlamak için, şirketin mevcut durumu ile ilgili tüm verileri toplanmalı ve analiz edilmelidir
· Şirketin mevcut ve gelecekteki hedeflerini belirleyin. Şirketin amacını ve hedeflerini çok iyi anlamak önemlidir.
· Şirketin uzun vadeli hedeflerine ulaşmak için kısa ve orta vadeli hedefler belirlemek önemlidir. Uzun vadeli hedeflere ulaşılması için ara hedefler şeklinde belirlenmiş hedefler ana amaca ulaşılmasını kolaylaştıracak ve sürecin izlenmesini basitleştirecektir.
· Ulaşılması gereken hedefleri sınıflandırın. Her hedefin geçici veya sürekli olması, işlevsel veya stratejik olması gibi özellikleri göz önünde bulundurulmalıdır.
· Hedefleri ölçümleyin. Bu, şirketin hedefleri ne kadar başarılı bir şekilde gerçekleştirdiğini anlamak için önemlidir.
· Hedefleri sık sık gözden geçirin. Şirketin amacı ve faaliyetleri veya piyasa koşulları değiştiğinde, hedeflerin gözden geçirilmesi ve gerekli ayarlamaların yapılması gereklidir. Buna PUKO döngüsü denir. Hedefleri SWOT yöntemi ile stratejik anlamda değerlendirmek önemlidir.
3. Yönetim Kurulu Oluşturma: Kurumsallaşma sürecinin bir parçası olarak, kurumun yönetim kurulunu oluşturmak gerekir. Yönetim kurulu, firma için stratejik kararların alınmasında ve yönetimin denetlenmesinde çok önemli bir rol oynayacaktır. Yönetim kurulu, gerektiğinde değişiklikler yapabilecek ve kurumsal yönetim uygulamalarının denetlenmesine yönelik raporlar sunabilecektir.
4. Yönetim Sistemi Geliştirme:
· Kurumsal Yönetim Kuralları: Kurumsallaşma sürecinde, firmanın yönetim sisteminin geliştirmesi için, öncelikle kurumsal yönetim kurallarının oluşturulması gerekir. Bu kurallar, özellikle firma içerisinde yönetim haklarını, sorumluluklarını, görev dağılımlarını ve yetkilerin nasıl dağıtılacağını belirleyen firmanın yönetim yapısını tanımlamalıdır
· İdari Yönetim Oluşturulması: İdari yönetim, firma içinde yönetimin gerçekleştirilmesinde çok önemli bir rol oynayacak ve günlük işlerin organizasyonu, kişi ve kaynakların yönetimi, kararların uygulanması ve denetiminin yapılması gibi temel görevleri üstlenecektir.
· Çalışanların Eğitim ve Gelişiminin Sağlanması: Kurumsallaşma sürecinde çalışanların eğitim ve gelişiminin sağlanması son derece önemlidir. Bu, firma içindeki iş süreçlerinin verimli bir şekilde yürütülmesine ve standartlarının yükseltilmesine yardımcı olacaktır. Eğitim ve gelişim, çalışanların kurumsal yönetim kurallarına uyma konusunda bilinçlendirilmesi ve kurumsallaşma sürecinin başarıyla tamamlanmasını sağlayacaktır.
5. İş Süreçlerini Belirleme ve İyileştirme: İzlenebilirliğin sağlanması amacıyla kurumun iş süreçlerini belirlemek ve iyileştirmek gerekir. Tüm süreçler gözden geçirilerek birer iş akış şeması şeklinde tanımlanmalı, geliştirilmeli ve uygulamaların takibi denetlenmelidir.
6. İnsan Kaynağı Yönetimi: Bütün firmalar için en değerli kaynak olan insan kaynağı yönetiminin belirlenmesi ve geliştirmek gerekir.
· Öncelikle işe alımından başlamak üzere her bir insan kaynakları faaliyetinin başarılı bir şekilde uygulanmasını gerektirir. İşe alımının başarısızlık riskini azaltmak için; işe alım sürecinin detaylı bir şekilde planlanması, profil arayışının doğru ve hedefe yönelik yapılması, güvenilir seçim süreçlerinin uygulanması ve kişinin yetenekleri ve potansiyelini değerlendirecek uygun değerlendirme metotlarının seçilmesi gerekir.
· Çalışanların performanslarını izlemek, ödül ve cezai davranışlarını belirlemek, verimliliği artırmak ve çalışan memnuniyetini ölçmek gibi amaçlarını gerçekleştirmek için kurumsal eğitim ve geliştirme programları oluşturulmalıdır. Bu programlar, çalışanların kariyer gelişimlerini desteklemek, kurumsal kültüre katkıda bulunmak ve çalışanların potansiyelini ön plana çıkarmak için de kullanılabilir.
· İnsan kaynaklarının yönetiminin belirlenmesi amacıyla firma içindeki çalışanların arzuları, beklentileri ve ihtiyaçlarının anlaşılması gerekir. Ayrıca, çalışanların kişisel ve mesleki gelişimlerinin desteklenmesi ve motivasyonlarını artırıcı ödüllerin sağlanması da önemlidir.
· İnsan kaynaklarının geliştirilmesi için, çalışanların yeteneklerini geliştirme ve yeteneklerini kullanma konusunda destek sağlanmalıdır. Bu amaçla yöneticilerin çalışanların becerilerini geliştirmek için eğitim programlarına katılmayı teşvik edecek bir sistem kurulası önerilir. Ayrıca, çalışanlarının becerilerini geliştirmek için zaman zaman yeni görevler vermekte fayda vardır. Bu, çalışanların mevcut deneyimlerinden farklı olan yeni becerileri edinmelerine ve öğrenmelerine yardımcı olur. Takım olarak hareket etme ve ortak amaca yönelmeyi teşvik için çalışanlar arasındaki işbirliğini geliştirmek üzere çeşitli etkinlikler düzenlenebilir. Çalışanlarının becerilerini geliştirmelerini desteklemek için ödül ve teşvik sistemleri kurabilir ki bu sistemler, çalışanların bireysel geliştirmelerini teşvik eder ve çalışanların performanslarını arttırmayı amaçlar.
· Çalışanların güvenlik ve sağlık açısından uygun iş ortamı ve koşullarının sağlanması ve bu koşulların duyurulması önemlidir.
7. Ürün ve Hizmet Kalitesini İyileştirme:
· Ürün ve hizmetlerin her aşamada güvenilirliğinin ve kalitesinin kontrol edilmesi önemlidir. Ölçülebilir durumlarda bu nispeten kolay olmakla beraber, hizmet ağırlıklı ve ölçülebilirliğin zor olduğu durumlarda ise yönetmeliklere ve iş akışlarına uyum denetlenmek sureti ile standart hizmetin tüm müşterilere ayni şeklide sunulduğunu garanti edilmelidir.
· Firma, ürün ve hizmetlerinin kalitesini iyileştirmek için çalışanların eğitimlerini arttırmak ve güncel teknolojileri kullanmayı öğrenmelerini sağlamalıdır.
· Müşteri memnuniyetini artırmak için müşteri odaklı çözümler üretilebilir
· Ürün ve hizmet kalitesinin en basit tespiti müşteri geri bildirimlerini incelmek ve geri bildirim almakla sağlanabilir. Bu geri bildirimlere göre çeşitli değişiklikler öngörülebilir.
· Sürekli gelişim ve yenilikçi yaklaşımları desteklemeli ve uygulamalıdır.
8. Kurumun İmajını Geliştirme:
· Öncelikle, firmanın pazarlama stratejisini gözden geçirmek ve mümkünse genişletmek faydalı olacaktır. Bu amaçla yeni ürünler ve hizmetler sunmak, ürün ve hizmetlerin geniş bir kitle ile paylaşılmasını sağlamak gibi farklı stratejiler uygulanabilir.
· İyi bir web sitesi oluşturup, firmanın ürün ve hizmetlerini yayınlamak ve çevrimiçi iletişim kanallarının kullanımını artırmak gerekiyor.
· Müşterilerin ihtiyaçlarını tanımlamak ve onların karşılanmasını sağlayacak hizmetler sunmak önemlidir.
· Profesyonel sosyal medya hesapları oluşturulmalı ve sürekli olarak etkin tutulmalıdır
· Ürün ve hizmetlerinin reklamını iyi planlamak ve firma hakkındaki olumlu haberleri ve görüşleri etkin bir şekilde yaymak gerekir.
· İyi bir müşteri hizmetleri politikası oluşturmak ve bunu uygulamak, müşterilerin memnuniyetini artırır ve firmanın imajını güçlendirir.
· Firma ile ilgili ödüller, sertifikalar ve başarıların paylaşımı da önemlidir.
· Dürüstlük, açıklık ve çevreye duyarlılık gibi ilkeleri benimsemek ve bunları uygulamak, firmanın üstün kalite ve müşteri memnuniyeti güvencesi olur.
9. Pazarlama ve Satış Stratejileri Belirlemesi: Şirketin öncelikle müşterileri ve rakiplerini iyi analiz etmesi gerekir. Şirketin satışlarını artırmak ve müşteri sadakatini geliştirmek için hedef kitlesinin ihtiyaçlarını karşılayacak ürünleri sunmalıdır. Şirketin mevcut ve potansiyel müşterileri ile etkileşim kurmasını sağlayacak pazarlama araçları kullanması, rakiplerinin kullandığı araçları göz önünde bulundurması, mevcut satış kanallarının etkin kullanılması, fiyat stratejisinin doğru belirlenmesi gibi faktörler de stratejilerin oluşturulmasında önemlidir. Şirketin reklam ve pazarlama stratejileri ile hedef kitlesine ulaşması, ürünlerinin tanıtımını yapması ve satışlarını arttırması gerekmektedir. Ayrıca, müşterilerin memnuniyetini sağlamak için ürün ve hizmetlerin kalitesinde düzenli geliştirmeler yapılmalıdır.
10. Finansal Yönetimi İyileştirme:
· Firmanın gelir ve giderlerini kontrol etmek, faturalar, çekler, nakit ödemeler ve diğer harcamaların sıkı bir denetimden geçmesi gerekiyor.
· Gelir ve giderlerinin sürekli izlenmesi. Gelir ve giderleri arasındaki denge, firmanın sürdürülebilirliği açısından çok önemlidir.
· Firmanın alacak ve verdiği borçları içeren bütçesi, tahmin edilen gelir ve giderlerle dengeye getirilmelidir.
· Yatırımların karlılığı sürekli izlenmeli ve ortaya çıkan sonuçlar gözden geçirilerek uygun değişiklikler yapılmalıdır.
· Firmanın masrafları sürekli olarak optimize edilmelidir. Bu verimliliğin ve üretkenliğin arttırılması için kritik önemdedir.
· Planlanmış projeler ve harcamalar sürekli izlenmelidir.
· Risk yönetimi üzerinde ciddi çalışma yapılmalıdır. Firmanın karşılaşabileceği tüm riskleri önceden tespit etmek ve olası zararlı sonuçları azaltmak için önlemler almak gerekecektir.
Bu adımların atılması ve sıkı takibi ile firma kurumsal yapıya dönüşüm gerçekleşecektir.
