Performans karneleme (Balanced Scorecard) nedir?



Bu yazıda performans karnelemenin (Balanced Scorecard) ne olduğunu, performans karneleme özelliklerini ve avantajlarını, performans karneleme yaklaşımını kimlerin kullanması gerektiği ve bu araç hakkında sorulabilecek sıkca sorulan soruları ele alıyoruz.


Adından da anlaşılacağı üzere, performans karneleme bir sürecin raporlanması ve belirli bir periyotta varılan sonuçların görülmesidir. Belirtmem gerekir ki, performans karneleme için sabit bir reçete veya tektip bir format yoktur. Aslına bakarsanız, hiçbir işletme bir diğeri ile ayni olmadığından her firma kendi özelinde performans karneleme yöntemini kendisi için en uygun hale getirmelidir. Dolayısı ile, şirketler temel bazı tanımları kullanarak kendilerine en uygun yöntemi belirler ve buna göre bir format oluştururlar. Buradaki asıl mesele, belirlediğiniz karneleme yönteminizin, şirketin iş performansındaki gelişimi göstermesidir.


Performans karneleme, işletmelerin stratejik yönetimlerinin merkezindeki bir enstrümandır. Kuruluşun operasyonlarını ve hedeflerini nasıl iyileştirebileceğinin belirlenmesine yönelik bir mekanizma olarak kullanılır. Nereye daha fazla dikkat ayırmanız gerektiğini ne kadar erken keşfederseniz, işinizi geliştirmek için gerekli hedeflerin belirlenmesi amacıyla oluşturacağınız  strateji üzerinde o kadar düşünmeye zamanınız olacaktır.


Performans karneleme nedir?
Performans karneleme, işletmenizin hangi yönlerinin iyileştirilmesi gerektiğini bulmanıza yardımcı olan önemli bir göstergesidir. Üzerinde karar vereceğiniz iyileştirmeler, müşterilere katma değer oluşturan eylemleri içermelidir. İlgili eylemlerin sonuçlarını ölçmek üzere bir sonraki mali yıl için stratejik plan ve hedefleri gözden geçirmek ve ulaşılan sonuçları değerlendirmek gerekecektir. İşte bu değerlendirmenin yapılabilmesi için ilgili tüm verileri toplamanız ve kayıt etmeniz gerekir.

Performans karneleme yönteminin özellikleri
Performans karneleme yöntemi, değerlendirme sürecini 4 temel kısma ayırır. Bu dört temel, kullanacağınız stratejiyi ve şirketin gelecekte nereye gittiğini göreceğiniz vizyonunu ortaya koyar. Şirketin istatistiklerini ölçmesine rağmen, gelecekteki başarıya ulaşmak için zaman ayırmanız ve dikkat etmeniz gereken yerleri denetleyen bir yönetim aracı olmasıyla ön plana çıkar. Bu dört temel şunlardan oluşur:

Öğrenme ve büyüme
Öğrenme ve büyüme insan kaynakları departmanı tarafından anında değerlendirilebilir. İş gücünü geliştirmek için sahip olmanız gereken eğitim olanakları ve bilgi kaynakları ile ilgili olarak şirketinizin şu anda nerede durduğunu gösterir. Bu sonuçları aldığınızda, çalışanlarınızın kendilerine verilen bilgileri hayata geçirme konusundaki yeteneklerini belirleyebilir ve değerlendirebilirsiniz. Bu durum çalışanların, beklentileri karşılayan veya aşan sonuçlar üretmelerine yardımcı olacaktır.

İş süreçleri
Kuruluşunuzun iş süreçlerinin incelenmesi, üretilen ürünlerin veya verdiğiniz hizmetlerin kalite düzeyini gösterir. Şirket operasyonlarının kapsamlı incelemesi, müşteri beklentilerini yerine getirmek için oluşan israfın, eksikliklerin ve terminlerdeki gecikmelerin olduğu alanları belgeler. Böylece nakit akışını iyileştirip süreci zamanında tamamlamak üzere doğru yöntem ve teknolojiyi kullanırken operasyonel maliyetleri en aza indirmenizi sağlayacak tespitleri yapmış olacaksınız.

Müşteri perspektifleri
Müşterilerin bakış açısından konuları değerlendirme yaklaşımı, piyasaya sunduğunuz ürün veya hizmetinizin piyasada kabul görecek fiyat/performans dengesini ve kalitesini ortaya koymanıza yardımcı olur. Müşterilere e-posta yoluyla anket gönderebilir veya onlarla yüz yüze konuşabilirsiniz. Yüz yüze anketler, özellikle işletmelere yönelik direkt hizmet yürütüyorsanız size çok faydalı olanaklar tanır. Zira bu süreç müşterilerinizin istek ve arzularını direkt olarak kaynağından anlamanıza ve etkin bir şekilde etkileşime girmenize olanak tanır. Genel olarak, sürdürülebilir satışlar ve marka sadakati kazanabilmeniz için müşterilerinizden elde edeceğiniz geri dönüşlerle markanız ile alakalı endişelerini tam olarak anlayabilir ve gerekli tedbirleri alabilirsiniz.

Finansal Veri Analizi
Mali sonuçlarınızın raporlanmasından genelde finans - muhasebe departmanları sorumludur. İlgili bölümler satışlar, gelir-gider dengesi, karlılık, 3 aylık/yıllık öngörüler ve gelir kaynakları sınıflandırması gibi metrikler hakkında üst yönetime net bir bakış açısını verecek raporlamalarını periyodik olarak sunması gerekir. Bu bilgilerin doğruluğu işletmenin sürdürülebilirliği ve karlılığı açısından hayati önemdedir.

Performans karneleme yönteminin avantajları
Balanced Scorecard modelinin işletmenizi ölçümlemede pratik bir araç haline getiren bir dizi avantajı vardır;

Stratejinizin hedeflerini size gösterir
Belirli metriklerin takip edilmesi ile şirket organizasyonun yönünü, bu noktaya kadar şirketin performansına neyin yol açtığını ve şirket için bir sonraki adımın ne olduğunu değerlendirme yeteneğine sahip olursunuz. Bununla birlikte, kaynakların nereye tahsis edildiğini, nereye edilmesi gerektiğini, tamamlanan projeler, yeni müşteri kazanımları veya elde edilen kar gibi performans hedeflerinizi karşılamak için kalıcı bir dökümantasyon oluşturabilir ve takip edebilirsiniz.


Uygun performans metriklerini vurgular
Üzerinde çalışılan tüm projeler ve süreçler artık belirlediğiniz hedeflere ilişkilendirilebilir. Faaliyetlerin hedeflerle ayni paralelde hareket etmeye başlaması ile yönetici ekip hedeflere ulaşmak için atılması gereken adımlara ve stratejiyi uygulamaya odaklanabilir. Böylece işletmenin hedeflerine ulaşması için rutin eylemler ile stratejik hedefler paralel seyretmeye başlayacak ve tüm çalışanlar stratejiyi gerçekleştirme yönünde ortak hareket edeceklerdir.


Şirketinizin performansını periyodik olarak raporlar
Kurumsal performansı yönetmek üzere toplanan verilerin periyodik gözden geçirme toplantıları ile takip edilmesi, şirketin topyekün belirli hedeflere yönelmesini sağlayacaktır. Bu gözden geçirmeler günlük, haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık bazda olabilir. Dolayısıyla personelin ilgili raporları hazırlamasını kolaylaştıracak adımlar atılmalı, toplantılar disiplinli bir şekilde takip edilmeli, performans göstergeleri belgelemeli ve değerlendirmeler yapmak sureti ile sonuçlar çıkarılmalıdır. Periyodik raporlamalar ve raporların çıktılarının kaydedilmesi bu gözden geçirme süreçlerinin sürekliliği ve takip edilirliği açılarından çok önemlidir.


Performans karnelemeyi kimler kullanabilir?


Üst Yönetim
Yönetim ekibi, onaylanmadan önce stratejiyle ilgili nihai kararı verir, bu nedenle raporlanan verilerin ulaşılmak istenen hedeflerle uyuşup uyuşmadığını görmek için performans karneleme sonuçlarına bakmaları gerekir. Mesela, üretim iyileştirme talebiniz varsa, daha fazla ürünü daha düşük maliyetle nasıl üretebileceğinizi görmek için iş süreçlerinize ve finansal verilerinize odaklanmanız gerekecektir. Bunun en doğru yolu da periyodik olarak raporlanan performans karneleridir.


Proje Yöneticileri
Proje yöneticileri, iş akışını ve bireysel departmanlardan gelen görevlerin verimini artırmak için iş süreçlerine bakar. Örneğin proje yöneticileri, müşteri taleplerine uyum sağlamak ve ürünlerin zamanında teslim edilmesini sağlamak için periyodik raporlama süreçlerini kullanabilir. Proje ekiplerinin gelecekte yüksek kalitede hizmet ve ürün sunmaya devam etmeleri için gerekli eğitimi aldıklarından emin olunmalıdır. Hem bu eğitimler hem de eğitim sonucu personeldeki performans değişimi karneleme yöntemi ile takip edilebilir.


İnsan Kaynakları Yöneticileri
İnsan kaynakları yöneticileri, çalışanların performanslarını artırmaları için öğrenme imkanları geliştirir. İnsan kaynakları hedefleri, stratejik takip edilen konular arasına mutlaka dahil edilmeli ve hedeflere ulaşma başarısı ve şirket süreçleri hakkındaki bilgileri izlemek için bunları hizmet / üretim hedefleriyle eşleştirmelidir. 


Muhasebe / Finans Yöneticileri
Muhasebe yöneticilerinin, muhasebe yazılımlarını kullanarak yönetimsel ve finansal muhasebe uygulamalarını gerçekleştirirken kayıt altına alma sorumlulukları vardır. Bu tür yazılımlar, belirli bir süre boyunca yaptığınız tüm işlemleri ve aldığınız ödemeleri kayıt altına alır. Şirketlerin finansal kaynaklarını en doğru biçimde kullanabilmesi ve finansal büyümeyi öngörebilmesi amacıyla Muhasebe/Finans Yöneticileri ile koordinasyon içerisinde periyodik performans göstergelerinin raporlanmasını sağlanmalıdır.


Performans Karneleme Yönteminin özellikleri nelerdir?
Performans karneleme Yönteminin özellikleri arasında öğrenme ve büyüme, iş süreçleri, müşteri perspektifleri ve finansal veriler yer alır. Performans karneleme yaklaşımının özellikleri, bir şirketin büyüme alanlarını belirler, işiniz için kalıcı sonuçlar üretir ve çalışan sirkülasyonunun azalmasını sağlar. İş gücünüzün başarısı ve gelişimi ile bağlantılı kısa ve uzun vadeli hedefler oluşturulduğundan emin olunduğu takdirde çalışan motivasyonu da artacak ve tatsız iş gücü kayıpları azalacaktır. Yönetim ekibi, şirket içindeki her departmandan bilgi talep eder. Bununla birlikte, insan kaynakları departmanı, yönetim ekibinin performans karnelemenin sonuçlarının kuruluşun performansı ile bağlantılı olup olmadığını öğrenmesine yardımcı olmalıdır. Performans karneleme yöntemi, şirketin büyümesiyle ilgili tüm istatistikleri gösteren zamanında raporlama mekanizmaları oluşturacaktır. Ayrıca, hedeflere ulaşmak için hangi çalışanların daha fazla dikkat etmesi gerektiği görülebilir ve terfi için uygun olabilecek adayları belirlenebilir. Diğer yandan, yapılacak gözden geçirme toplantıları raporlayan birimlere kendilerini gösterebilme imkanı tanırken personele de kariyer gelişim imkanlarının önünü açar. Çalışan motivayonunu geliştirmede bundan daha etkin bir unsur bulmak oldukca zordur. Bu durum işletme içerisinde tam bir kazan-kazan ilkesini çalıştıracak, yönetim etkin bir şekilde bilgilendirilirken çalışanlar da kendilerini ifade etme imkanına kavuşacaklar, tüm paydaşlar kazanımlar elde ederken işletme de stratejik hedefler ile faaliyet konularını bir paralelde yürütme şansını elde edecektir.