Günümüz işletmelerinde çok yaygın kullanılan bir kavram olmasına rağmen “Yalın Yönetim” ne yazık ki ayni derecede özümsenememiştir. Birçok firma süreçlerinde yalınlaşma gerektiğine inanmakta, bunu başarmış firmaların elde ettikleri pozitif sonuçları incelediklerinde de “tam da bize lazım olan şey” diyerek yalın yönetimi kendi işletmelerine uygulamaya karar veriyor. Ne yazık ki bu iştahlı başlangıçlar sonrası elde edilmiş neticeleri incelediğimizde bütün firmaların çabalarını birer başarı hikayesi olarak nitelendiremeyiz. Zira dönüşüm isteklerini bir süre sonra rafa kaldırmış ciddi sayıda işletme bulunuyor.
Aslına bakarsanız yeterli araştırma ve incelemeyi yapmadan benzer sistem entegrasyonlarına başlayıp sonra cayan firmalar ile sürekli karşılaşıyoruz. Bunlara birer örnek olarak kurumsal kaynak planlama yazılımlarını (ERP) veya kalite sistemlerini verebiliriz. Firmalar ilk adımı attıkları dönüşüm süreçlerinde bir süre sonra farklı maliyetler ve zorluklar ile karşılaştıklarında bocalıyorlar. Başlangıçtaki kararlılık önce endişeye daha sonra ertelemeye ve nihayetinde de vazgeçmeye dönüşüyor. Bunun temelinde yatan gerçek, nihai hedefte elde edilecek olan fayda için yeterli çabayı sarf etmek istemeyişimizdir. Oysa Ferhat Şirin’e kavuşmak için dağları delerken “nereden çıktı bu sert granit kaya? Neyse, Şirin biraz bekleyebilir…” demedi.
Yalın dönüşüm, kuruluşların müşterileri için daha fazla değer yaratmak amacıyla geçirdiği stratejik, taktik ve operasyonel iyileştirmeleri tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Daha fazla değer yaratmak tanımını gereksiz tüm yüklerden kurtulmak ve sınırlı kaynaklarımızı maksimum faydada kullanmak olarak algılamalıyız. Sanayideki yaygın kullanım olan “Yalın Üretim” sürecini bu tanıma göre irdelersek; üretimi katma değer yaratmayan tüm gereksiz aksiyonlardan arındırılmak sureti ile kaynakların sadece gerçek değeri yaratmak için kullanılması ve üretim süreçlerinin elden geçirilmesidir. Elbette ki yalın dönüşümü sadece üretim için kullanmak bu kadar güçlü bir enstrümanı heba etmek olur. O halde bir muhasebe ofisinde yalınlaşmak, bir reklam ajansında yalınlaşmak, bir futbol takımında yalınlaşmak hatta kendi hayatımızda yalınlaşmak gibi literatürümüze yeni tanımlar ekleyebiliriz.
Sanırım bu noktada birkaç basit örnek konunun anlaşılmasına yardımcı olacaktır; iş dönüşü akşam eve girdiğimizde terliklerimizi aradığımızı hayal edelim. Bir önceki gece yatmadan önce nerede çıkarmıştınız? Hatırladığınız yerde değil, eşiniz elektrikli süpürge ile yerleri süpürürken terlikleri koltuğun altına itmiş olabilir mi? Koltukların altına baktınız ama yine bulamadınız, yoksa sabah duş alırken banyoda mı bırakmıştınız? Bu senaryoyu uzatabiliriz fakat asıl konu yorgun argın eve geldiğinizde 15 dakikadır terlikleriniz arıyor olmanızdır. Analizimizi yaparken ana hedefimiz süreyi kısaltıp hayatı daha kolaylaştırmak ve önlemimiz de her sabah evden çıkarken terlikleri hemen girişteki terlik dolabına koymak olsun. Bu aksiyon sonunda 15 dakikalık kaybı ortadan kaldırıp hayatın gerçek tadı olan çocuklarınıza bir nebze olsun daha fazla zaman ayırabildiniz mi? Gereksiz bir aksiyonu ortadan kaldırıp gerçek değeri yakalayabildik mi? Peki, bunun gibi küçük dokunuşlarla başka kayıpları ortadan kaldırmamız ve 15 dakikayı 1 saate çıkarmamız mümkün olabilir mi? İşte yalınlaşmak, yalın dönüşüm de bunun gibi bir şey…
Yalin Dönüşüm
Yalın dönüşüm hikayeleri içerisinde çok başarılı örnekler bulmak pekâlâ mümkündür. Mesela, Toyota firmasında yapılmış olan dönüşüm herkesçe bilinir ve örnek olarak gösterilir. Dikkat edilmesi gereken nokta ise her firma kendisine özgü değerlere sahiptir ve bir yerdeki başarılı uygulama diğer yerde ayni sonuçları vermeyebilir. Bunu slim-fit gömleğin kilolu birisinde güzel durmaması gibi düşünebiliriz. Aslında o gömlek mankenin üzerinde ne güzel duruyordu. Elbette ki burada ne slim-fit gömlek tek başına suçludur ne de kilolu kişi. Asıl sorun birbiri ile uyumlu olmayan planlamadır. Bakış açımızı da böyle değiştirmeliyiz. Hangi sonuca varmayı hedefliyoruz? Bu sonuca varmak için nelere ihtiyaç var? Uygulama sonuçları tatminkâr oldu mu? İstediğimiz hedefe ne kadar yaklaştık? Aşağıdaki görsel bu süreci tanımlamaktadır…
İşletmeler genellikle yalın dönüşümü rastgele iyileştirmeler yapmak için bir dizi proje olarak düşünürler, oysa doğru tanımlama yalın dönüşümü bir yaşam biçimi olarak algılamaktır. Örnek olması açısından yalın üretim süreçlerinden olan 5S’in tek başına uygulanması üretiminizin yalınlaştığı anlamına gelmez (5S, kısaca işyeri tertip düzeni olarak anlaşılmalıdır, bu konuyu ileride detaylandıracağız). Yöneticiler çoğu zaman araçların amaçsız bir şekilde uygulanması konusunda takıntılı hale gelir. Oysa yalnızca zamanları olduğunda veya kesinlikle yapmaları gerektiğinde gelişmeye odaklanırlar. Yalın yönetim ise bir yaşama biçimidir, bu yaşama biçimini benimsersek gelişme zaten doğal sonuçtur, işte kavranılması zor olan kısım da tam burasıdır.
Yine basit bir örnek ile konuyu pekiştirmek istiyorum; slim-fit gömlek üzerinde güzel durmuyor diye zayıflamaya karar veren örnek kişimiz, çok hızlı/kararlı bir rejime giriyor ve 2 ay içinde 5 kilo veriyor. Artık gömlek üzerine güzel oturuyor ve hayatından şimdi çok memnun, daha fazla rejim yapmaya da gerek kalmadı. Ama ilk hayal kırıklığı ve moral bozukluğunda tekrar aşırı kalori alımı ve onca çaba ile verilen kiloları fazlasıyla geri alınca gömlek önce dolaba kalkıyor, dahası orada unutuluyor ve bir süre sonra da çöpe atılıyor. Oysa olması gereken, yeme alışkanlığını değiştirmekti sadece, daha sağlıklı bir beslenme programını hayata geçirmek ve sürdürmek. O zaman gömlek de eskiyene kadar giyilebilir olacak ve satınalma için ödenen fiyatını tam hak edecekti.
Giriş bölümünün sonunda anlatılanlardan çıkarılacak sonuç şudur; biz gerçekte hangi gömleği giymek istiyoruz? O gömlek bize uygun mu? Değilse, nasıl uygun hale gelir? Ve bu durum sürdürülebilir mi? Yoksa zavallı gömleğin suçu nedir ki…
Yalın Yönetim
Bu bölümde daha çok kavramlar üzerine odaklanırken yapılan tanımların nasıl pratik aksiyonlar haline getirilebileceğine değinmek istiyorum. Kavramları pratik aksiyonlara dönüştürdüğümüzde yalın dönüşümün işletmenizde nasıl uygulanabileceğini netleştirmeyi amaçlıyorum.
Yalın yönetim, sürekli iyileştirme kavramına dayalı bir şirket yönetim yaklaşımıdır. Diğer bir deyişle, verimliliği ve kaliteyi artırmak için adım adım gelişimlerle ürünleri, hizmetleri veya süreçleri iyileştirmeye yönelik sürekli bir çabadır. Benzer şekilde, yalın üretim yaklaşımı da bir üretim sürecindeki kayıpların ortadan kaldırılması için sistematik bir yöntemdir. Örneğin, görev dağılımındaki eşitsizlik, aşırı yük veya değer katmayan herhangi bir iş israfa neden olabilir. Müşterinin bakış açısından "değer", onun bedelini ödemeye razı olacağı herhangi bir süreç veya eylemdir. Temel olarak yalın yaklaşım, gereksiz her şeyi azaltarak neyin değer getirdiğini açıklığa kavuşturmaya odaklanır.
Yalın yönetimin temel amacı, zaman, emek veya para kaybına neden olan faktörleri azaltmaktır. Bunun yolu da öncelikle bir iş sürecini analiz etmek, ardından onu amaçlanan değişime doğru evirmek ve müşteriler için değer yaratmayan her adımın önünü kesmektir. Görüleceği üzere bu mantıkla her süreci yalın hale getirmek mümkündür. Yalın yönetim temel adımlarını şu şekilde sıralayabiliriz;
1. Son müşterinin bakış açısından değeri tanımla
2. Bir iş sürecindeki her adımı belirle ve değer yaratmayan adımları ortadan kaldır
3. Asıl değeri yaratan adımları sıkı bir şekilde gerçekleştir
4. Tüm kayıplar ortadan kalkana kadar ilk üç adımı sürekli olarak tekrarla
Temel ilkelerin uygulanması, bir üretimin ve/veya bir hizmetin sürekli uygun maliyetli kalmasını sağlar. Bu önerme ve dört temel ilke ışığında işletmenizde hangi süreci yalınlaştırmayı amaçlıyorsanız planlamaya başlayabilirsiniz. Eğer bu makalem ilginizi çektiyse Yalın Yönetim Metodları isimli makaleme de bir göz atmanızı tavsiye ederim.
