Bir işletme birden çok işlev ve sürecin yürütülmesi sonucu faaliyette bulunur. Örneğin pazarlama, bir müşteri tabanı ve şirketin ürün veya hizmetleri için talep oluşturmayı amaçlarken, finans nakit akışı, maaşlar, varlıklar ve yatırımlarla ilgilenir, üretim müşteriye sunulacak hizmet veya ürünü gerçekleştirir, kalite sunulan hizmet veya ürünün sürekli ayni standartta olmasını sağlar, lojistik malzeme hareketlerini organize eder ve satış da müşteri ile ilişkileri yürütür. Elbette ki her işletmeye özel farklı işlevler de bulunabilir. Bu bağımsız işlevler nihai olarak bir ürün veya hizmet sunumuna yol açan tüm süreçleri içeren ticari faaliyetlerdir.
Bu yazıda, operasyon yönetiminin neleri kapsadığına dair genel bir bakış sunacağız.
İş operasyonları nelerdir?
İş operasyonları, şirketin işlevlerine ve kârlılığına katkıda bulunan tüm unsurları ve faaliyetleri içerir. Operasyonları etkileyen çeşitli faktörler şirketten şirkete farklılık gösterse de, çoğu organizasyon lideri operasyonlarını planlarken aşağıdakileri göz önünde bulundurur;
- Süreçler
İş süreçleri, etkili bir ürün veya hizmet sunumunu sağlamak için görevlerin, personelin ve ekipmanın hizalanmasını ifade eder. Operasyon yöneticileri, engelleri kolayca tespit edip çözebilmeleri ve faaliyetleri kolaylaştırabilmeleri için bu süreçleri her departman için ayrı ayrı tasarlamalı ve belgelendirmelidir. Bu, örneğin yinelenen işlerin ortadan kaldırılmasını veya el emeğinin bir yazılım programıyla değiştirilmesini gerektirebilir.
- İnsan Kaynağı
Şirketin süreçlerin içeriği, bu süreçler için ihtiyaç duyulacak beceri düzeyini ve çalışan sayısını belirleyecektir. Bazı şirketler birkaç yüksek vasıflı uzmana ihtiyaç duyabilirken, diğerleri temel görevleri tamamlamak için çok sayıda ekip üyesi çalıştırabilir. Çalışan kalitesi ve sayısı, bir şirketin faaliyetleri ve kar marjı üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir. Bu nedenle, bir şirketin uygun beceri seviyelerinde yeterli ekip üyesine sahip olması şarttır.
- Ekipman ve Teknoloji
Doğru ekipman veya teknoloji, bir şirketin üretkenliğini ve karlılığını artıracaktır. Örneğin, yeni bir makine parça üretimini hızlandırırken yeni bir dahili izleme portalı, departmanların süreçleri kolaylaştırmasına olanak sağlayabilir.
- Konum
İşletmenin konumu, özellikle fiziksel mal ve hizmet satıyorsa, operasyonlar ve karlılık üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Karar vericiler, iş yerine karar verirken personel ulaşımı, müşterinin erişilebilirliği, kira, güvenlik ve malzemeler gibi temel faktörleri göz önünde bulundurmalıdır.
Operasyon yönetimi nasıl çalışır?
Operasyon yönetimi, en etkili ve verimli ürün veya hizmet sunumunu elde etmek için personel, malzeme, ekipman ve teknoloji gibi ilgili tüm kaynakların optimizasyonudur. Bu alan, insan kaynakları, tesisler ve ekipman gibi bir dizi girdinin nihai mal ve hizmetlere dönüştürülmesini ele alır. Şirketler geliştikçe ve değiştikçe, yöneticiler daha verimli iş süreçlerini benimsemelidir. Örneğin, bir şirket hızlı bir büyüme yaşıyorsa, yöneticinin personel sayısını, hammaddeleri, paketleme alanını ve benzeri kaynakları artırması gerekir.
Operasyon yönetiminin temel işlevlerinden bazıları şunlardır:
- Denetleme süreçleri
Operasyon yönetiminin ana işlevi, bir organizasyon içindeki iş süreçlerini planlamak, organize etmek, izlemek ve optimize etmektir. Bu, çeşitli departmanlar arasındaki süreçlerin hizalanmasını içerir. Örneğin, yeni ERP yazılımın yüklenmesi departmanlar arasındaki iletişimi geliştirebilir, hafalık sunum ve raporlamalar biribiri peşisıra devam eden süreçlerin daha iyi koordine olmalarını kolaylaştırabilir.
- Operasyon maliyetlerinin en aza indirilmesi
Operasyon yönetimi, faaliyetlerin bir bütçe dahilinde kalmasını sağlar. Bu, en uygun maliyetli malzemeleri satın almayı, üretim süreçlerini modernize etmeyi, doğru personeli atamayı veya modern makine ve teknolojiye yatırım yapmayı içerir.
- Strateji geliştirme
Operasyon yönetiminin önemli bir yönü, kaynakları optimize etmek için stratejiler geliştirmeyi içerir. Bu stratejiler, tedarik zinciri yapılandırmalarındaki değişiklikleri veya çalışanların erişilebilirliğini iyileştirmek için insan kaynaklarını organize etmeyi içerebilir. Bu konuda daha ayrıntılı bilgi için Stratejik İşletme Yönetimi isimli makalemi okuyabilirsiniz.
- Ürün tasarımı
Operasyon yönetimi aynı zamanda ürün veya hizmetlerin pazar trendlerini ve müşteri ihtiyaçlarını karşılamasını sağlamayı da içerir. Şirket müşterilerinin satın almak isteyeceği ürünleri üretmek operasyon yönetiminin sorumluluğundadır. Bu bağlamda diğer ilgili birimler ile istişareler yapılarak ihtiyaç tespiti yapılır ve tasarım örnekleri oluşturulur. Yönetim onayından sonra tasarımlar olgunlaştırılarak üretilebilir modellere dönüştürülür.
Operasyon yönetiminin temel görevleri nelerdir?
Operasyon yönetimi, işletmelerin başarısı için önemlidir. Bu işlev, bir şirketin kaynaklarını en iyi şekilde kullanmasını, günlük faaliyetlerin sorunsuz çalışmasını ve kaliteli ürün ve hizmetlerin müşterilere hızlı bir şekilde ulaşmasını sağlar.
Operasyon yöneticileri, aşağıdakiler de dahil olmak üzere sektöre bağlı olarak çok çeşitli iş işlevlerini yerine getirir;
- Finansal verilerin analiz edilmesi ve operasyon bütçelerinin hazırlanması
- Proje yönetimi metodolojileri hakkında stratejik kararlar almak
- IT ağlarının yapısının veya üretim tesislerinin boyutunun belirlenmesi
- İş operasyonlarının tasarlanması, uygulanması ve yönetilmesi
- Satışları desteklemek ve müşteri desteğini yönetmek
- Farklı departmanların üretim süreçlerini koordine etmek
- Malların dağıtımını yönetmek ve teknik destek sağlamak
- Stratejik planlar üzerinde üst yönetimle birlikte çalışmak
- Çalışanları denetlemek
Operasyon yöneticileri, maliyet etkinliğini ve kaynakların optimum kullanımını göz önünde bulundururken aynı zamanda endüstri trendlerinden haberdar olarak müşteri taleplerini ve ihtiyaçlarını karşılayabilmelidir. Dolayısı ile, sağlıklı bir operasyon yönetimi için departmanlar arasındaki süreçler başarılı bir şekilde koordine ve ortak amaca yönelik çalışanları motive edilmeli, farklı departmanların etkin bir şekilde birlikte çalışmasının sağlanması ile üst yönetim ve proje geliştirme departmanları arasındaki iletişim geliştirilmelidir. Diğer yandan tüm taraflar arasında etkili bir bilgi paylaşımı ekip çalışmasını teşvik edeceğinden önemlidir.
SONUÇ: Operasyon yönetimi, birden çok süreci ayrıntılı bir düzeyde gözlemleme, anlama, zorluklara çözüm bulmayı gerektirir. Tüm kompleks yapıyı kontrol etmek üzere operasyon süreçlerini yalınlaştırmak önem kazanır. Yalın Felsefe konulu makalem size bu konuda ışık tutacaktır.
