Makaleyi kaleme aldıktan uzunca bir süre sonra izlediğim "Arvin Ash" youtube kanalındaki video "Zaman nedir?" sorusu hakkında mutlaka ayrı bir makale yazmamı gerektirdi. Zira bu videodaki bakış açısı beni gerçekten çok etkiledi ve aslinda o ana kadar net bir cevap bulamadıgim "zaman nedir?" sorusu konusunda nihayet beni tatmin edici bir noktaya taşıdı. Beni heycanlandıran bu müthiş bakış açısını mutlaka sizlerle de paylaşmak isterim, burayı tıklayarak Zaman nedir? isimli makaleme geçiş yapabilirisiniz.
Normal yaşantımız esnasında zamanın bazen çok hızlı bazen de yavaş geçtiğini söyleyebiliyoruz. Aslında zamanın akışında farklılık olmamasına rağmen bu sadece bizim algılama biçimimizden kaynaklı bir durumdur. Güzel şeyler mevzu bahisken zaman bizce çok hızlı akar ama hoşlanmadığımız durumlarda zaman bir türlü bitmek bilmez. Diğer yandan bilim çevrelerince zamanın göreceliliği konusunda farklı teorik çalışmalar yapılmış ve bunlardan bazıları deneysel olarak kanıtlanmıştır. Bilim bize zamanın gerçekten de izafi olduğunu söylüyor. Yine de zaman yönetimi deyimi ile bu tip izafi konuları da hedeflemiyoruz elbette.
Derinlemesine düşündüğümüzde hayat döngümüzde bizim için yegane kaynağın aslında zaman olduğunu anlıyoruz. Dolayısı ile bu önemli kaynağımızı da en doğru bir biçimde kullanmamız gerektiği aşikardır. Görüleceği üzere aslında zaman yönetimi dediğimizde zamanımızın doğru yönetilmesini kast ettiğimiz ortaya çıkmaktadır. Zamanımızı doğru yöneterek hem sosyal yaşantımızda hem de iş hayatımızda ciddi kazanımlar elde edebiliriz. Diğer yandan zamanın verimsiz kullanılması bizi gereksiz strese sokacak ve yaşam kalitemizi düşürecektir.
Zamanın verimli kullanılması iş hayatında da aslında başarının anahtarıdır. Zamanını iyi kullanan çalışanlar başarılı olarak tanımlanırken, başarısızlık genelde zamanın kötü yönetilmesinin bir sonucu olarak ortaya çıkar. O halde başarı ve başarısızlık arasında temel neden olan bu mefhumu nasıl doğru bir şekilde yönetebiliriz? İşte tam da bu noktada imdadımıza “planlama” yetişiyor. Planlı hareket etmek ayni zamanda motivasyonumuzu arttırırken gereksiz streslere de engel olacaktır. Diğer yandan plana uyulmadığı sürece tüm hazırlıklar çöpe gider. Burada da işin içerisine disiplin giriyor. Demek ki, iyi bir zaman yönetimi için doğru planlama kadar disiplinli uygulama da önemlidir. Belirli bir zaman aralığında yapmamız gereken işleri doğru planladıktan sonra disiplinli bir şekilde uygulamaya alabiliyorsak zamanımızı doğru yönetiyoruz demektir.
Çoğu başarılı kişi aslında bunu zamanlarını doğru yönetmeye borçludur. İşte bu kişiler hepimiz için eşit olan mevcut zamandan daha fazlasını elde etmeyi başarırlar ve bunu yaparken de rahat ve odaklanmış görünürler. Peki, bunu nasıl başarıyorlar?
Aşağıda size zamanınızı doğru yönetmek üzere bir takım öneriler ve metotlardan bahsetmek istiyorum. Bu önerileri hayata geçirmeye başladığımız andan itibaren iş ve özel hayatımızın düzene girdiğini, bizi strese sokan durumların azaldığını, motivasyonumuzun arttığını ve başarı ile başarısızlık arasında aslında ne kadar ince bir çizgi bulunduğunu görmeye başlayacaksınız.
1. Vücudunuzun sesini dinleyin
Vücudun konsantre olma ve performans gösterme yeteneği, gün boyunca doğal dalgalanmalar gösterir. Çoğu kişi için en etkili performanslar sabah saatlerinde gerçekleşir. Bu nedenle en önemli tarihler, toplantılar, görevler ve kararlar sabah 8:00 ile 11:00 arası alınırlar. Öğle vakti birçok insanın performansında düşüşler olur, konsantrasyon ve motivasyon azalır. Rutin işler ideal olarak bu saatlere denk getirilebilir. Saat 16:00 civarında çoğu insanın enerji seviyesi bir miktar yükselir. Bu nedenle, iş günü bitiminden kısa bir süre önce önemli şeyler tekrar yapılabilir. Akşam ise rutin işlerle doldurulmalıdır.
Bununla birlikte, performans eğrisinin kişiden kişiye değişiklik gösterebileceği de unutulmamalıdır. Dolayısı ile, zamanınızı düzenlemek için kişisel biyoritminizi kullanın ve kendinize özel performans aralıklarınızı belirleyin.
2. Görev paketleri belirleyin ve bunlar için rutinler geliştirin
Çeşitli etkinlikler, görevler ve dikkat dağıtıcı konular konsantrasyonu azaltabilir ve stres seviyelerini artırabilir (telefon görüşmeleri, e-postalar ve toplantılar v.b.). Farklı görevler için sabit zamanlar planlayın ve her zaman yalnızca bir göreve konsantre olun. Bu verimliliği artırırken stresten kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Mümkün mertebe bu görev paketleri esnasında diğer işlere el atmayın.
Görev paketlerini günlük rutinler şeklinde planlarsanız bu zamanınızı yönetmenize yardımcı olur ve enerji tasarrufu sağlar. Örneğin; Günlük rutinde yazışmalar, idari görevler ve telefon görüşmeleri için sabit zamanlar planlayın.
3. Teknolojiden faydalanın
Bilgisayarlara ve akıllı telefonlara bağlı olan elektronik takvimler, zamanlamayı kolaylaştırır ve işlerin takip edilmesine yardımcı olur. Ayrıca dosyalarda ve e-postalarda adres ve telefon numarası aramak zorunda kalmamak için kendinize önemli kişilerden oluşan bir veri tabanı oluşturun. Pek çok yazılımın içerisinde hayatımızı kolaylaştıracak yöntemler gizlidir, mesela toplantı yönetimi için Outlook'u kullanın. Bu sayede zaman yönetimini basitleştirebilirsiniz.
4. Düzenli olmaya gayret edin
Dosyaların, ofis malzemelerinin ve kişisel eşyaların sürekli olarak düzenlenmesi zaman alır ve iş akışını engeller. Masanızı toplayın ve minimalist bir yaklaşımla gereksiz her şeyi atın. Kalabalık stresinizi arttırabilir. Aynı zamanda, düzen odaklanmaya ve motive olmaya yardımcı olur.
5. E-postalarınızı etkili bir şekilde yönetin
Her e-postayı yalnızca bir kez okumayı alışkanlık haline getirin. Ya hemen cevap vermeniz gerekiyordur ya da yazışmayı daha sonra ele almak üzere arşivleyebilirsiniz. Sorumluluk sahanıza girmeyen konular size zaman kaybettirecektir, bunları ivedilikle doğru kişiye yönlendirin. Spam ve istenmeyen reklamların otomatik olarak bertaraf edilmesi size zaman kazandıracaktır.
6. Önceliklerinizi belirleyin
Etkili zamanlama doğru kararlar vermenize yardımcı olur. Bu nedenle, görevlerin önceliklerinin belirlenmesi esastır. Bazı yöntemler karar verme sürecinizi otomatikleştirir ve hızla alışkanlık haline gelir. Bu şekilde zamanınızı daha etkili yönetebilirsiniz. Etkili bir önceliklendirme için aşağıdaki yaklaşımları kullanabilirsiniz;
Eisenhover yöntemi: Aslında görev listemizdeki önemli işler nadiren acildir ve acil işler de nadiren gerçekten önemlidir. İşin püf noktası, görevleri doğru bir şekilde kategorize edebilmektir. İlk defa ABD Generali Dwight Eisenhower'ın dile getirdiği ve kendi ismiyle anılan matris yandaki şekildeki gibi uygulanabilir. Özellikle hangi görevleri tercih etmeniz gerektiğine hızlı bir şekilde karar vermeniz gerekiyorsa, Eisenhower ilkesine dayalı bir matris oluşturmak yardımcı olur. Bu zaman yönetimi metodu ile ilk adımdaki görevlerinizi acil ve daha az acil, önemli ve daha az önemli olarak sınıflandırın;
4D yöntemi: Bu yöntem adını ingilizcedeki Do (yap), Defer (ertele), Delegate (devret), ve Delete (sil) kelimelerinin baş harflerinden alır. Genelde başarılı proje yöneticilerinin tercih ettiği yöntemdir ve bir görev veya projenin zaman ayırmaya değer olup olmadığını ayırt etmek için kullanılır. Bu yöntem iş listenizde birikmiş görevler hakkında hızlı ve etkin karar vermenizi kolaylaştırırken sınırlı zamanınızı daha verimli kullanma ve en önemli olana odaklanmanıza yardımcı olacaktır.
ABC yöntemi: Bu yöntemde görevleri yalnızca önem derecesine göre ayırırsınız. A görevleri en yüksek önceliğe sahiptir ve hemen tamamlanması gerekir. B görevleri daha az önemlidir ve daha sonra tamamlanabilir veya başkalarına devredilebilir. C görevleri en düşük önceliklidir, bunlar devredilebilir veya ertelenebilir.
GTD yöntemi: yazar David Allen'in çok satan kitabı “Getting Things Done” isminden esinlenilmiştir. Aklınızdaki görev ve projeleri toplamanızı ve ardından bunları zaman açısından anlamlı bir takvime girmenizi önerir. Her ek görev için önemli olup olmadığına ve nereye ekleneceğine karar vermeniz yeterlidir. Bu şekilde sadece bir sonraki iş adımına konsantre olurken görevlerin atlanması stresinden kurtulursunuz.
7. Görev dağılımı yapın
Herkesin farklı yetenekleri ve tercihleri vardır. Ayni iş yerinde çalıştığınız iş arkadaşlarınızla konuşun ve kimin hangi işi daha hızlı ve kolay halledebildiğini belirleyin. Bu şekilde birbirinize destek olabilir ve zamanı daha iyi kullanabilirsiniz. Yöneticilerin çalışanların bu şekilde araştırma yapmasına, tercihler oluşturmasına ve rutin görevler üzerinde çalışmasına izin vermesi çalışanların motivasyonunu arttıracaktır.
8. Hayır demeyi öğrenin
İş arkadaşlarınızdan yeni bir talep mi geldi? Ya da yöneticiniz size aynı anda çok fazla görev veya proje mi atamak istiyor? Veya arkadaşlarınız sizi çay içmeye mi davet ediyor? Tüm bunlara yalnızca programınız izin veriyorsa olumlu cevap vermelisiniz. Herşeye evet demek zorunda değilsiniz. Elbette bunu yanlış anlamalara yol açmamak için lisan-ı münasip ile dile getirmek gerekir. İnsanın sınırlarını bilmesi, gereksiz stres yüklenmemek açısından çok önemlidir.
En değerli bireysel kaynağımız olan zamanımızı düzgün yöneterek, daha kısa sürede daha büyük sonuçlar elde ederiz, daha iyi odaklanabilir ve konsantrasyonumuzu yukarı çekeriz, daha üretken oluruz, stres seviyemizi azaltırız ve motivasyonumuzu yükseltiriz. Sonuç olarak toplumda sadece daha başarılı olarak anılmakla kalmayıp ayni zamanda kendimize ve sevdiklerimize daha fazla zaman ayırarak çevremizi de mutlu ederiz.
