Üretim Tesisleri Açısından Kalite Sistemleri

Kalite yönetimi, üretim tesisleri için ürün / hizmet kalitesi ve müşterilerin satın alma kararlarını etkileyen en önemli faktörlerden biridir. Kalite yönetimi sistemi, tesislerin üretim süreçlerindeki hataları önlemeye, müşteri şikayetlerinin azaltılmasına, üretim sürecinde kaynak kullanımının optimize edilmesine yardımcı olur ve bütün bunlar da üretim verimliliğinin artmasına ve maliyetlerin azalmasına yol açarken üretim tesislerindeki tüm süreçlerin belgelenmesini ve izlenebilirliğini sağlar. Bu sistem ayrıca çalışanların kaliteli ürünler üretmek için gerekli becerilerle donatıldığını ve eğitildiğini garanti eder. Bu blog yazısı, üretim tesisleri açısından kalite sistemlerinin önemini ele almaktadır.

Müşteri memnuniyeti perspektifinden baktığımızda, iyi bir kalite sistemi, ürünlerin müşteri beklentilerini karşılamasını sağlarken, müşteri memnuniyeti ve sadakati beraberinde getirir. Diğer yandan kalite sistemleri, üretim sürecinin akıcı bir şekilde ilerlediğinden ve tüm faaliyetlerin belirlenen prosedürlere göre gerçekleştirildiğinden emin olur ki bu da atık, hurda ve fire miktarlarının azalmasını, üretkenliğin ve verimin yükselmesini sağlar. Bütün bu faydalar işletme karlılığın artmasına yol açar.

Kalite yönetimi sistemleri, ISO 9001 gibi standartlar tarafından tanımlanmıştır. Bu standartlar, işletmelerin kalite yönetimi sistemlerini kurmalarına yardımcı olurken aynı zamanda bu sistemleri belgelendirme imkanı da sunar.

Bu aşamada pek çok işletme tarafından birbirine karıştırılan veya aralarındaki ayrım tam olarak anlaşılamayan kalite yönetimi ve kalite kontrolü süreçlerini bir miktar açmak istiyorum. Aşağıdaki temel bilgiler konunun daha rahat anlaşılmasına yardımcı olacaktır;

• Kalite kontrolü, üretilen ürünlerin kalitesi üzerine odaklanırken Kalite yönetim sistemi ise, işletmelerin tüm süreçlerinin belirli bir standartta olmasına odaklananır
• Kalite kontrolü, ürünlerin kalitesini belirli bir noktada kontrol ederken, kalite yönetim sistemi ise üretim sürecinin her aşamasında kalite standartlarının belirlenmesi, izlenmesi, analiz edilmesi ve iyileştirilmesini kapsayan bütüncül bir bakış açısı getirir
• Kalite kontrolü, üretim sürecinin tamamlanmasından sonra etkindir (reaktif yöntem), kalite yönetim sistemi ise işletmenin ürettiği ürün veya hizmetlerin müşterilerin beklentilerini karşılamasına veya aşmasına odaklandığından, sorunlar henüz gerçekleşmeden konuları proaktif olarak değerlendirerek uygunsuzlukları henüz oluşmadan bertaraf etme eğilimindedir ki bu da kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlar

Pek çok klasik işletme bu ayırımı net olarak yapamadığından kalite kontrolü gereksiz bir masraf olarak görür. Oysa kaliteyi kontrol etmektense yönetmemiz işletmemizin karlılığı açısından ciddi farkları beraberinde getirecektir. Konu ile ilgili daha fazla detaya Kalite Güvencenin 7 Temel İlkesi isimli makalemden ulaşabilirsiniz.

Üretim tesisleri kalite yönetimi süreçleri içerisinde yer alan temel bazı kavramlara kısaca değinmemiz gerekirse;

1. Toplam Kalite Yönetimi (TKY): Sadece üretim süreci ile sınırlı tutmayıp, tüm işletme süreçlerini kapsayan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşım, işletmenin tüm süreçlerinde belirli standartların uygulanmasına ve işletmenin yönetim süreçleri ile uluslararası kabul görmüş standartlara çıkmasına ve müşteriler tarafından tercih edilmesine yardımcı olur.

2. ISO Standartları: Uluslararası Standartlar Örgütü tarafından belirlenen standartlar, bir işletmenin kalite yönetim sistemi oluşturmasına ve sertifikalandırmasına yardımcı olur. Bu standartlar, işletmelerin müşteri memnuniyetini artırmak, iş süreçlerini iyileştirmek, riskleri azaltmak ve verimliliği artırmak için gereksinimleri belirler. Örneğin ISO 9001.

3. Six Sigma: İşletmenin üretim sürecindeki hataları önlemek için veri toplama ve analiz yöntemlerini kullandığı bir kalite yönetimi yaklaşımıdır. Bu yaklaşım, işletmenin üretim sürecindeki hataları tespit etmesine ve bunları düzeltmesine yardımcı olur.

4. Yalın Yönetimi: İşletmenin üretim sürecindeki israfları azaltmak için optimize edilmiş bir üretim süreci oluşturmasını sağlayan bir kalite yönetimi yaklaşımıdır. Bu yaklaşım, işletmenin üretim sürecindeki hataları azaltmasına, maliyetleri düşürmesine ve müşteri memnuniyetini artırmasına yardımcı olur.

5. Kaizen: Sürekli iyileştirme anlamına gelir ve bir işletmenin küçük değişiklikler yaparak sürekli olarak iyileştirmeler yapmasını sağlar. İşletmeler, çalışanlarından gelen önerileri değerlendirerek ve sürekli olarak iş süreçlerini iyileştirerek kalite yönetimini geliştirirler.

6. PDCA: İngilizce Plan-Do-Check-Act kelimelerinn baş harflerinden oluşan kısaltmasıdır (Planla-Uygula-Kontrol et-Önlem al şeklinde tercüme edebiliriz) ve bir döngü şeklinde kalite yönetimini ele alır. İşletmeler, bir sorunun çözümü için planlama yaparlar, planı uygularlar, sonuçları değerlendirirler ve gerekirse planlarını yeniden düzenleyerek sürekli olarak iyileştirme yaparlar.

7. FMEA: Bu, Hata Modu ve Etki Analizi kısaltmasıdır ve bir işletmenin potansiyel hataları tespit ederek bunları önceden önlemesini sağlar. İşletmeler, ürünlerinin ve süreçlerinin kritik noktalarını belirleyerek, potansiyel hataları tespit ederler ve bu hataları önlemek için önleme planları geliştirirler.

8. 5S: Bu, bir işletmenin işyerindeki düzeni ve temizliği iyileştirmesini sağlar. 5S, beş Japonca kelimenin baş harfinden oluşur ve sırasıyla; sıralama, düzenleme, temizleme, standartlaştırma ve sürekli iyileştirme anlamına gelir. İşletmeler, bu beş adımı uygulayarak işyerlerinin düzenli ve temiz olmasını sağlarlar.

Bu yaklaşımlar, farklı ölçekteki ve faaliyet konularındaki işletmelerin kalite yönetimini geliştirmesi için kullanılan çeşitli araçlardır. İşletmelerin, kendi ihtiyaçlarına ve özelliklerine uygun olan yaklaşımı seçmeleri ve uygulamaları, kalite yönetiminde sürekli olarak iyileştirme yapmalarına ve rekabet avantajı elde etmelerine yardımcı olacaktır. Unutulmamalıdır ki, sürekli gelişim prensibi ile maliyetler sürekli düşecek, kalite sürekli artacak, üretim verimi sürekli yükselecek ve müşteriler bu durumdan sürekli surette memnun kalacaklardır.

Sonuç olarak, üretim tesisleri için kalite yönetimi, müşteri memnuniyetini yükseltmek, üretim verimliliğini artırmak ve işletmenin rekabet gücünü daha iyi noktalara taşımak için önemli bir yönetim sistemi olarak kabul edilir ve temelinde sürekli gelişim prensibi yatar. Elbette bütün faydalarının ve getirisinin yanında kalite sistemlerinin devreye alınması özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için zor ve meşakkatli olabilir. Ana zorluklardan biri, kalite sistemi uygulamanın maliyetidir. İyi bir kalite sistemi geliştirmek, zaman, para ve personel gibi kaynakları gerektirir. Başka bir zorluk, çalışanların direncidir. Çalışanlar, özellikle işlerini değiştirmeyi gerektiriyorsa, bir kalite sistemi uygulaması ile gelen değişikliklere karşı direnebilirler. Bu direnç, kalite sistemlerinin uygulanmasında gecikmelere neden olabilir ve üretilen ürünlerin kalitesini etkileyebilir. İşletme yönetimi bütün sürece sabırlı bir şekilde yaklaşmalı ve zorluklar karşısında yılmamalı ve bununla birlikte gelen tüm zorlukları aşmak için hazır olmalıdır. İlginizi çekebilir: Yalın Yönetim Metodları / Yalın Felsefe

Read More

İşletmelerde İnovasyon Kültürü

İnovasyon, mevcut bir ürün, hizmet veya iş modelinde uygulanan yeniliklerle daha etkili, verimli veya farklı bir sonuç elde etmek için yapılan yaratıcı ve özgün çalışmaları ifade eder. Bu yenilikler teknolojik, sosyal, ekonomik veya kültürel bir değişiklik olabileceği gibi genellikle bir takım çalışması ve yaratıcılık gerektirir ve işletmeler, toplumlar ve ekonomiler için önemli bir oyun değiştirici olarak kabul edilir. Bu nedenle sürekli olarak geliştirilmesi ve teşvik edilmesi önemlidir.

Ticari bir işletme açısından konuyu irdeleyecek olursak, bu çalışmalar yeni bir fikri, ürünü, hizmeti veya süreci yaratmak, mevcudu geliştirmek, yeni bir pazar yaratmak veya mevcudun rekabet avantajını artırmak amacıyla yapılabilir ve işletmenin rekabet gücünü artırarak müşteri memnuniyetini artırabilir, yeni pazarlar ortaya çıkarabilir veya mevcut pazarlarda daha iyi bir konum sağlayabilir.

İnovasyon, işletmenin sürekli olarak büyümesine ve rekabet avantajı elde etmesine yardımcı olurken, işletmenin ürünlerini veya hizmetlerini daha iyi veya daha verimli hale getirerek maliyetleri düşürebilir veya müşterilere daha fazla değer sağlayabilir. İşletmeler, inovasyonu gerçekleştirmek için yeni teknolojileri, süreçleri veya iş modellerini benimseyebilirler.

Bununla birlikte inovasyon değişimi de beraberinde getirir ve işletmelerin bu değişime hazırlıklı olmaları gereklidir. Dolayısı ile, bir yenilik zorlayıcı olabileceği gibi beraberinde yüksek riskler de taşır. Bu zorluk ve riskler yüksek maliyetler, zaman ve kaynak gerektirebilir. Ayrıca, inovasyon işletmenin mevcut süreçlerini de değiştirebilir ve çalışanlar üzerinde etkisi olabilir. Bu nedenle tüm riskleri ve faydaları dikkate alarak doğru bir strateji izlemeli, proaktif bir yaklaşımla olası olumsuzluklara karşı tedbirler en baştan planlanmalıdır. Bu konuda Swot Analizi isimli makaleme göz atmanızı tavsiye ederim.

İşletmelerin inovasyon kültürü oluşturması, rekabet avantajı elde etmek, sürdürülebilir bir gelecek oluşturmak ve müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için giderek daha önemli hale geliyor. Günümüz rekabet ortamında işletmeler, geleneksel yöntemleri terk ederek, yenilikçi fikirleri benimsemeli ve sürekli olarak bunlari üretmek için çaba göstermelidir. Hangimiz artık zamanın ve trendlerin gerisinde kalmış bir işletmede çalışmak isteriz? Ya da benzer şekilde kim zamanın ve trendlerin gerisinde kalmış bir hizmet veya ürünü edinmek ister?

İnovasyon kültürü, bir işletmenin veya organizasyonun inovasyona verdiği önem ve destek ile şekillenen bir olgudur, ki bu olgu ayni zamanda çalışanların yaratıcı fikirlerini teşvik ettiği, işbirliği ve paylaşımın cesaretlendirildiği, risk almanın ve başarısızlıklardan öğrenmenin kabul edildiği bir ortamı ifade eder.

İşletmelerin inovasyon kültürü oluşturması, sürekli gelişime ve sürdürülebilir büyümeye yardımcı olurken işletmenin çalışanlarının daha yaratıcı ve özgün fikirler üretmesini sağlar. Çalışanların inovasyona katkı sağlama konusunda cesaretli olmalarını ve risk almalarını teşvik eder, ayrıca işletmenin rekabet avantajını artırmak için gerekli olan sürekli yenilik yapma becerisine de katkıda bulunur.

İşletmelerde böyle bir ortamın oluşturması, liderin kontrolünde başlar ve tüm çalışanların katılımı ile sürdürülür. İnovasyonun teşvik edilmesi ve ödüllendirilmesi, fikirlerin açık bir şekilde paylaşılması ve çeşitli bakış açılarının dikkate alınması gibi uygulamalar uygun ortamı oluştururken işletmenin uzun vadeli başarısına katkı sağlayacak olan inovasyon kültürünün şirketin tüm damarlarına kadar işlemesine olanak tanıyacaktır.

Görüleceği üzere uygun şartların oluşturulabilmesi bir dizi adım gerektirir. İlk olarak, yukarıda da değindiğimiz üzere işletme yönetimi, yenilikçi fikirleri destekleyen bir ortam yaratmalıdır. Bu, çalışanların fikirlerini paylaşmalarını, özgürce düşünmelerini ve risk almalarını sağlamak anlamına gelir. İnovasyon kültürünü desteklemek için yönetim çalışanlarını takdir etmeli ve ödüllendirmelidir. Ödüllendirme, çalışanların yenilikçi fikirlerini paylaşmaları ve daha iyi sonuçlarına ulaşmaları için teşvik eder. Personeli takdir etmek ve ödüllendirmek konusunda farklı yöntemler olmakla beraber bunlardan birkaçına değinmemiz gerekirse:

1. Yenilikçi fikirleri ödüllendirmek için ödül programları oluşturabilir. Bu programlar, çalışanların fikirlerini paylaşmalarını teşvik eder ve inovasyona olan ilgilerini artırır. Ödüller, para, tatil, hediye kartları veya özel bir tanıma şeklinde olabilir.

2. Çalışanların yenilikçi fikirlerini takdir etmek için inovasyon sözleşmeleri oluşturabilir. Bu sözleşmeler, çalışanların fikirlerinin geliştirilmesi, uygulanması ve paylaşılması için gereken kaynakları sağlar. Ayrıca, çalışanların fikirlerinin telif haklarını koruyabilir ve işletme adına patent başvuruları yapabilir.

3. İnovasyon günleri düzenleyerek çalışanların yenilikçi fikirlerini paylaşmalarını teşvik edebilir. Bu günler, çalışanların fikirlerini sunmaları, diğer çalışanlarla paylaşmaları ve geri bildirim almaları için bir platform sağlar. Ayrıca, çalışanların fikirlerini geliştirmek ve uygulamak için işletmenin kaynaklarını kullanmalarına olanak tanır.

4. İşletme yönetimi, inovasyon takımları oluşturarak çalışanların yenilikçi fikirlerini paylaşmalarını teşvik edebilir. Bu takımlar, farklı departmanlardan veya işlevlerden gelen çalışanların bir araya gelmesini sağlar ve farklı perspektiflerden fikirlerin geliştirilmesine yardımcı olur.

İkinci olarak, yönetim ekibi, inovasyon fikirlerini hayata geçirmek için gerekli kaynakları sağlamakla yükümlüdür. Bu, maddi kaynaklar, insan ve/veya teknoloji kaynakları anlamına gelebilir. İnovasyon fikirleri, işletme kaynaklarının doğru bir şekilde yönetilmesiyle gerçekleştirilebilir. Bu konu şirketlerin temel stratejilerinden birisi olmaya adaydır. İşletmelerde strateji oluşturma konusunda Stratejik İşletme Yönetimi isimli makaleme göz atabilirsiniz.

Üçüncü olarak, yönetim, işletmenin hedeflerini, misyonunu ve vizyonunu yenilikçi fikirlerle uyumlu hale getirmelidir. Bu, tüm yapının yenilikçi fikirleri benimsemesi ve stratejik hedefleriyle uyumlu hale getirmesi gerektiği anlamına gelir. İşletme yönetimi, müşteri ihtiyaçlarını karşılamak ve şirketin büyümesini desteklemek için yenilikçi fikirlerin uygulanması konusunda kararlı olmalıdır. Yenilikci fikirlerin işletme sathında benimsenmesi için bunların birer performans göstergesi haline getirilmesi, hedeflerle paralel hizalanması ve bir disiplinde dahilinde takip edilmesi gerekir. Bu konuda Performan karneleme isimli makalemi okumanızı tavsiye ederim.

Sonuç olarak, işletmelerin inovasyon kültürü oluşturması, sürdürülebilir başarı için giderek daha önemli hale geliyor. Bu surette işletme rekabet avantajı elde edebilir, müşteri ihtiyaçlarını karşılayabilir ve sürdürülebilir bir gelecek oluşturabilir. İnovasyon kültürü, rakiplere nazaran bir fark oluşturması hasebiyle bile tek başına yeterince önemli bir olgu olarak kabul edilebilir.

Read More

Performans karneleme (Balanced Scorecard) nedir?

Bu yazıda performans karnelemenin (Balanced Scorecard) ne olduğunu, performans karneleme özelliklerini ve avantajlarını, performans karneleme yaklaşımını kimlerin kullanması gerektiği ve bu araç hakkında sorulabilecek sıkca sorulan soruları ele alıyoruz.

Adından da anlaşılacağı üzere, performans karneleme bir sürecin raporlanması ve belirli bir periyotta varılan sonuçların görülmesidir. Belirtmem gerekir ki, performans karneleme için sabit bir reçete veya tektip bir format yoktur. Aslına bakarsanız, hiçbir işletme bir diğeri ile ayni olmadığından her firma kendi özelinde performans karneleme yöntemini kendisi için en uygun hale getirmelidir. Dolayısı ile, şirketler temel bazı tanımları kullanarak kendilerine en uygun yöntemi belirler ve buna göre bir format oluştururlar. Buradaki asıl mesele, belirlediğiniz karneleme yönteminizin, şirketin iş performansındaki gelişimi göstermesidir.

Performans karneleme, işletmelerin stratejik yönetimlerinin merkezindeki bir enstrümandır. Kuruluşun operasyonlarını ve hedeflerini nasıl iyileştirebileceğinin belirlenmesine yönelik bir mekanizma olarak kullanılır. Nereye daha fazla dikkat ayırmanız gerektiğini ne kadar erken keşfederseniz, işinizi geliştirmek için gerekli hedeflerin belirlenmesi amacıyla oluşturacağınız  strateji üzerinde o kadar düşünmeye zamanınız olacaktır.

Performans karneleme nedir?
Performans karneleme, işletmenizin hangi yönlerinin iyileştirilmesi gerektiğini bulmanıza yardımcı olan önemli bir göstergesidir. Üzerinde karar vereceğiniz iyileştirmeler, müşterilere katma değer oluşturan eylemleri içermelidir. İlgili eylemlerin sonuçlarını ölçmek üzere bir sonraki mali yıl için stratejik plan ve hedefleri gözden geçirmek ve ulaşılan sonuçları değerlendirmek gerekecektir. İşte bu değerlendirmenin yapılabilmesi için ilgili tüm verileri toplamanız ve kayıt etmeniz gerekir.

Performans karneleme yönteminin özellikleri
Performans karneleme yöntemi, değerlendirme sürecini 4 temel kısma ayırır. Bu dört temel, kullanacağınız stratejiyi ve şirketin gelecekte nereye gittiğini göreceğiniz vizyonunu ortaya koyar. Şirketin istatistiklerini ölçmesine rağmen, gelecekteki başarıya ulaşmak için zaman ayırmanız ve dikkat etmeniz gereken yerleri denetleyen bir yönetim aracı olmasıyla ön plana çıkar. Bu dört temel şunlardan oluşur:

Öğrenme ve büyüme
Öğrenme ve büyüme insan kaynakları departmanı tarafından anında değerlendirilebilir. İş gücünü geliştirmek için sahip olmanız gereken eğitim olanakları ve bilgi kaynakları ile ilgili olarak şirketinizin şu anda nerede durduğunu gösterir. Bu sonuçları aldığınızda, çalışanlarınızın kendilerine verilen bilgileri hayata geçirme konusundaki yeteneklerini belirleyebilir ve değerlendirebilirsiniz. Bu durum çalışanların, beklentileri karşılayan veya aşan sonuçlar üretmelerine yardımcı olacaktır.

İş süreçleri
Kuruluşunuzun iş süreçlerinin incelenmesi, üretilen ürünlerin veya verdiğiniz hizmetlerin kalite düzeyini gösterir. Şirket operasyonlarının kapsamlı incelemesi, müşteri beklentilerini yerine getirmek için oluşan israfın, eksikliklerin ve terminlerdeki gecikmelerin olduğu alanları belgeler. Böylece nakit akışını iyileştirip süreci zamanında tamamlamak üzere doğru yöntem ve teknolojiyi kullanırken operasyonel maliyetleri en aza indirmenizi sağlayacak tespitleri yapmış olacaksınız.

Müşteri perspektifleri
Müşterilerin bakış açısından konuları değerlendirme yaklaşımı, piyasaya sunduğunuz ürün veya hizmetinizin piyasada kabul görecek fiyat/performans dengesini ve kalitesini ortaya koymanıza yardımcı olur. Müşterilere e-posta yoluyla anket gönderebilir veya onlarla yüz yüze konuşabilirsiniz. Yüz yüze anketler, özellikle işletmelere yönelik direkt hizmet yürütüyorsanız size çok faydalı olanaklar tanır. Zira bu süreç müşterilerinizin istek ve arzularını direkt olarak kaynağından anlamanıza ve etkin bir şekilde etkileşime girmenize olanak tanır. Genel olarak, sürdürülebilir satışlar ve marka sadakati kazanabilmeniz için müşterilerinizden elde edeceğiniz geri dönüşlerle markanız ile alakalı endişelerini tam olarak anlayabilir ve gerekli tedbirleri alabilirsiniz.

Finansal Veri Analizi
Mali sonuçlarınızın raporlanmasından genelde finans - muhasebe departmanları sorumludur. İlgili bölümler satışlar, gelir-gider dengesi, karlılık, 3 aylık/yıllık öngörüler ve gelir kaynakları sınıflandırması gibi metrikler hakkında üst yönetime net bir bakış açısını verecek raporlamalarını periyodik olarak sunması gerekir. Bu bilgilerin doğruluğu işletmenin sürdürülebilirliği ve karlılığı açısından hayati önemdedir.

Performans karneleme yönteminin avantajları
Balanced Scorecard modelinin işletmenizi ölçümlemede pratik bir araç haline getiren bir dizi avantajı vardır;

Stratejinizin hedeflerini size gösterir
Belirli metriklerin takip edilmesi ile şirket organizasyonun yönünü, bu noktaya kadar şirketin performansına neyin yol açtığını ve şirket için bir sonraki adımın ne olduğunu değerlendirme yeteneğine sahip olursunuz. Bununla birlikte, kaynakların nereye tahsis edildiğini, nereye edilmesi gerektiğini, tamamlanan projeler, yeni müşteri kazanımları veya elde edilen kar gibi performans hedeflerinizi karşılamak için kalıcı bir dökümantasyon oluşturabilir ve takip edebilirsiniz.

Uygun performans metriklerini vurgular
Üzerinde çalışılan tüm projeler ve süreçler artık belirlediğiniz hedeflere ilişkilendirilebilir. Faaliyetlerin hedeflerle ayni paralelde hareket etmeye başlaması ile yönetici ekip hedeflere ulaşmak için atılması gereken adımlara ve stratejiyi uygulamaya odaklanabilir. Böylece işletmenin hedeflerine ulaşması için rutin eylemler ile stratejik hedefler paralel seyretmeye başlayacak ve tüm çalışanlar stratejiyi gerçekleştirme yönünde ortak hareket edeceklerdir.

Şirketinizin performansını periyodik olarak raporlar
Kurumsal performansı yönetmek üzere toplanan verilerin periyodik gözden geçirme toplantıları ile takip edilmesi, şirketin topyekün belirli hedeflere yönelmesini sağlayacaktır. Bu gözden geçirmeler günlük, haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık bazda olabilir. Dolayısıyla personelin ilgili raporları hazırlamasını kolaylaştıracak adımlar atılmalı, toplantılar disiplinli bir şekilde takip edilmeli, performans göstergeleri belgelemeli ve değerlendirmeler yapmak sureti ile sonuçlar çıkarılmalıdır. Periyodik raporlamalar ve raporların çıktılarının kaydedilmesi bu gözden geçirme süreçlerinin sürekliliği ve takip edilirliği açılarından çok önemlidir.

Performans karnelemeyi kimler kullanabilir?

Üst Yönetim
Yönetim ekibi, onaylanmadan önce stratejiyle ilgili nihai kararı verir, bu nedenle raporlanan verilerin ulaşılmak istenen hedeflerle uyuşup uyuşmadığını görmek için performans karneleme sonuçlarına bakmaları gerekir. Mesela, üretim iyileştirme talebiniz varsa, daha fazla ürünü daha düşük maliyetle nasıl üretebileceğinizi görmek için iş süreçlerinize ve finansal verilerinize odaklanmanız gerekecektir. Bunun en doğru yolu da periyodik olarak raporlanan performans karneleridir.

Proje Yöneticileri
Proje yöneticileri, iş akışını ve bireysel departmanlardan gelen görevlerin verimini artırmak için iş süreçlerine bakar. Örneğin proje yöneticileri, müşteri taleplerine uyum sağlamak ve ürünlerin zamanında teslim edilmesini sağlamak için periyodik raporlama süreçlerini kullanabilir. Proje ekiplerinin gelecekte yüksek kalitede hizmet ve ürün sunmaya devam etmeleri için gerekli eğitimi aldıklarından emin olunmalıdır. Hem bu eğitimler hem de eğitim sonucu personeldeki performans değişimi karneleme yöntemi ile takip edilebilir.

İnsan Kaynakları Yöneticileri
İnsan kaynakları yöneticileri, çalışanların performanslarını artırmaları için öğrenme imkanları geliştirir. İnsan kaynakları hedefleri, stratejik takip edilen konular arasına mutlaka dahil edilmeli ve hedeflere ulaşma başarısı ve şirket süreçleri hakkındaki bilgileri izlemek için bunları hizmet / üretim hedefleriyle eşleştirmelidir. 

Muhasebe / Finans Yöneticileri
Muhasebe yöneticilerinin, muhasebe yazılımlarını kullanarak yönetimsel ve finansal muhasebe uygulamalarını gerçekleştirirken kayıt altına alma sorumlulukları vardır. Bu tür yazılımlar, belirli bir süre boyunca yaptığınız tüm işlemleri ve aldığınız ödemeleri kayıt altına alır. Şirketlerin finansal kaynaklarını en doğru biçimde kullanabilmesi ve finansal büyümeyi öngörebilmesi amacıyla Muhasebe/Finans Yöneticileri ile koordinasyon içerisinde periyodik performans göstergelerinin raporlanmasını sağlanmalıdır.

Performans Karneleme Yönteminin özellikleri nelerdir?
Performans karneleme Yönteminin özellikleri arasında öğrenme ve büyüme, iş süreçleri, müşteri perspektifleri ve finansal veriler yer alır. Performans karneleme yaklaşımının özellikleri, bir şirketin büyüme alanlarını belirler, işiniz için kalıcı sonuçlar üretir ve çalışan sirkülasyonunun azalmasını sağlar. İş gücünüzün başarısı ve gelişimi ile bağlantılı kısa ve uzun vadeli hedefler oluşturulduğundan emin olunduğu takdirde çalışan motivasyonu da artacak ve tatsız iş gücü kayıpları azalacaktır. Yönetim ekibi, şirket içindeki her departmandan bilgi talep eder. Bununla birlikte, insan kaynakları departmanı, yönetim ekibinin performans karnelemenin sonuçlarının kuruluşun performansı ile bağlantılı olup olmadığını öğrenmesine yardımcı olmalıdır. Performans karneleme yöntemi, şirketin büyümesiyle ilgili tüm istatistikleri gösteren zamanında raporlama mekanizmaları oluşturacaktır. Ayrıca, hedeflere ulaşmak için hangi çalışanların daha fazla dikkat etmesi gerektiği görülebilir ve terfi için uygun olabilecek adayları belirlenebilir. Diğer yandan, yapılacak gözden geçirme toplantıları raporlayan birimlere kendilerini gösterebilme imkanı tanırken personele de kariyer gelişim imkanlarının önünü açar. Çalışan motivayonunu geliştirmede bundan daha etkin bir unsur bulmak oldukca zordur. Bu durum işletme içerisinde tam bir kazan-kazan ilkesini çalıştıracak, yönetim etkin bir şekilde bilgilendirilirken çalışanlar da kendilerini ifade etme imkanına kavuşacaklar, tüm paydaşlar kazanımlar elde ederken işletme de stratejik hedefler ile faaliyet konularını bir paralelde yürütme şansını elde edecektir.

Read More

SWOT Analizi

Bu yazıda, SWOT analizinin ne olduğunu, nerede ve neden kullanıldığını ve SWOT analizinin nasıl gerçekleştirileceğini daha ayrıntılı olarak ele alacağız.

SWOT analizi, güçlü yönleri, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri değerlendirmenin bir yoludur. Bu analizi bir ürün, ekip, organizasyon, liderlik veya diğer varlıklar için gerçekleştirebilirsiniz. SWOT analizleri, geleceği nasıl planlayacağınızı daha iyi anlamak için birçok iş ortamında kullanılmaktadır.

SWOT analizi nedir?
SWOT analizi, belirli bir konuyu değerlendirmek ve karar vermek için hem kişisel hem de işletmelerde stratejik amaçlarla kullanabileceğiniz bir araçtır. Bu analizin temelinde hem iç hem de dış faktörlere odaklanmak sureti ile belirli bir konuyu irdelemek yatmaktadır. Bir işletme açısından iç faktörler, kuruluşunuzda var olan ve bir şekilde değiştirilebilen veya etkilenebilen olumlu (güçlü) veya olumsuz (zayıf) faktörlerdir. Dış faktörler, değerlendirdiğiniz konunun dışında var olan olumlu(fırsatlar) veya olumsuz olabilen (tehditler) ve değerlendirici tarafından herhangi bir şekilde değiştirilemez veya etkilenmez unsurlardır.

Bu unsurların her birine daha yakından bakmamız gerekirse:

Güçlü Yönler
Güçlü yön analizi, değerlendirdiğiniz organizasyonun, bireyin, ürünün veya konunun dahili ve olumlu özelliklerini betimler. Güçlü yönleri ortaya çıkarmak için sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:

Olumlu nitelikler nelerdir?
Hangi başarılar elde edildi?
Hedeflere ulaşmada ne yardımcı olur?
Hangi kaynaklara sahipsiniz?
Uzmanlıklarınız neler?
Sizi diğerlerinden ayıran nedir?

Zayıf Yönler
Zayıf yön analizi, değerlendirmekte olduğunuz konu içinde var olan tüm dahili iyileştirme alanlarını veya güvenlik açıklarını içermektedir. Zayıf yönleri anlamak için sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:

Hedeflere ulaşmayı zorlaştıran nedir?
İyileştirme alanları nelerdir?
Eksiklikler nelerdir (kaynaklar, teknoloji, insanlar, vb.)?
Uzun vadeli hedeflere ulaşmak için neye ihtiyaç var?

Fırsatlar
Fırsatlar konu ile ilgili tüm harici unsurları içermelidir. Fırsatları tespit etmek için sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:

Hitap ettiğiniz müşteri grubu üzerinde hangi ürünler, hizmetler veya bilgiler popüler?
Hedeflere ulaşmak için kullanabileceğiniz dış kaynaklar var mı?
Mevcut herhangi bir ekonomik veya piyasa trendinden faydalanabiliyor musunuz?
Dışarıdan bakan bir göz sizi nasıl değerlendirirdi?
Paydaşlar markanızı, ürününüzü veya hizmetinizi nasıl görüyor?

Tehditler
Tehditler konunun üzerinde olumsuz etkisi olabilecek tüm dış unsurları içermelidir. Tehditleri belirlemek için sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:

Piyasalarda çalkantı veya sorun yaşanması bekleniyor mu?
Markanıza, ürününüze veya hizmetinize olan talepte bir azalma söz konusu mu?
Rakiplerinizin size karşı belirli bir üstünlüğü var mı?
Hedef kitleniz, sektörünüz veya pazarınız şirketinizi nasıl görüyor?
İşinizi riske atabilecek unsurlar nelerdir?
Ufukta potansiyel yeni rakipler var mı?

Elbette sorular bunlarla sınırlı değildir ve sadece konunun anlaşılmasına yardımcı olmak ve soru kataloğu oluşturmak üzere örnek teşkil etmesi amacıyla verilmiştir. 

SWOT analizleri neden kullanılır?
SWOT analizleri, bir konunun veya durumun tüm yönleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için kullanılır. Bu değerlendirmeler, hemen hemen her sektördeki birçok işletmede ve bireylerin belirli hedeflere yönelik ilerlemelerini değerlendirmeleri için kişisel olarak kullanılmaktadır. Birçok durumda, doğru ve düzgün çalışıldığından emin olmak için ekip veya organizasyon hedefleri belirlemeden önce SWOT analizini kullanabilirsiniz.

SWOT analizi, ekip üyelerinin farklı bakış açılarını ve fikirleri bir araya getirmek sureti ile karar almak ve sorunları işbirliği içinde çözmek için kullanılan işbirliğine dayalı bir uygulamadır. SWOT analizinin kullanabileceği bazı ekip çalışması örnekleri şunlardır;

1. Bir konunun incelenmesi: Bir ekip tarafından beyin fırtınası yapmak ve üzerinde çalıştıkları iş veya proje ile ilgili güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler açısından farklı fikirler ve bakış açıları toplamak için kullanılabilir.

2. Risk değerlendirmesi: Herhangi bir konuda (örneğin bir projede) meseleyi etkileyen iç ve dış faktörleri belirleyerek değerlendirme yapmak üzere kullanılabilir. Biraz detaylandıracak olursak, bu değerlendirme verilerin analiz edilmesini, araştırma yapılmasını veya faktörlerin etkilerinin ve bunlardan en iyi şekilde nasıl yararlanılacağının istişare edilmesini içerebilir.

3. Karar verme / yürütme: Ekip birlikte çalışırken öncelikleri belirlemek, hedefler koymak ve zayıf yönler ile tehditleri ele almak ve güçlü yönler ile fırsatlardan yararlanmak için stratejiler geliştirmek üzere bir eylem planı geliştirmek üzere kullanabilir.

Bu analiz gerçekten de çok çeşitli durumlarda kullanılabilir. SWOT analizinin ne zaman faydalı olacağına dair birkaç örnek vermemiz gerekirse:

* Yeni bir işe alım yaparken
* Yeni bir ürün tasarlarken
* Piyasaya sürülecek yeni ürüne isim verirken
* Bireyin veya grubun performansını incelerken
* Bir kitleyi veya pazarı değerlendirirken
* Bir ürünü iyileştirme için analiz ederken
* Verimsizlikler için bir süreci analiz ederken
* Kaynakları nereye veya nasıl odaklayacağınıza karar verirken
* Bir roldeki kişisel etkinliği belirlerken
* Yeni bir rol için güçlü yönleri belirlerken

Dolayısı ile bir karar verirken SWOT analizi tekniğini kullanabilirsiniz.

SWOT analizi nasıl yapılır
SWOT analizi yapmanın birden fazla yolu olsa da, basitce izleyebileceğiniz birkaç temel adım şunlardır:

Analiz ettiğiniz konuyu net bir şekilde tanımlayın. Belirli bir hedefe doğru ilerleme, bir takımın performansı veya bir ürün veya pazarla ilgili belirli sorularınız olsun, hangi konuyu analiz etmek istediğinizi açıkça tanımlayın. Bu beklenen hedefe ulaşma konusunda daha net bilgiler edinmenize yardımcı olacaktır.

Analiz için bazı örnek konular:
* Yurtiçi satış ekibinin Ocak ayı performansı nedir?
* Bir pozisyona doğru istihdamı sağlamak üzere hangi hazırlıklar yapılabilir?
* Sosyal medya pazarlama stratejisi nasıl olmalıdır?

SWOT analizinin genel çerçevesini çizin. SWOT analizini gerçekleştirmek için dört kareye bölünmüş büyük bir kutu oluşturun. Sağ üstteki karede, güçlü yönleri, sol üstteki karede zayıf yönleri, sağ alt karede fırsatları ve nihayetinde sol alt karede tehditleri kaydetmelisiniz.

Kişisel bir SWOT yapıyorsanız, bunu bir not defterine çizmekten veya çevrimiçi bir belgede veya elektronik tabloda çalışmaktan çekinmeyin. Bir ekiple bir SWOT yapıyorsanız, çerçeve çalışmasını bir beyaz tahtaya çizmek veya SWOT'u herkesin görebilmesi ve katkıda bulunabilmesi için ekrana yansıtmak yararlı olabilir.

1. Her kareye mutlaka birkaç madde yazmaya çalışın. Dahili güçlü yönleri, dahili zayıf yönleri, harici fırsatları ve harici tehditleri göz önünde bulundurarak her bir kareyi incelemek için zaman ayırın. Bu analizi bir ekiple yapıyorsanız, herkesin katılması sağlamak üzere fikirlerin serbestçe paylaşılabileceği bir ortam oluşturun. Böyle bir ortam SWOT hakkında daha bütünsel bir anlayış sağlamaya yardımcı olacak ve çeşitli bakış açılarının ortaya çıkmasını sağlayacaktır.

2. Tüm maddelerden sonuçlar ve önemli çıkarımlar yapın. Kareyi tamamladıktan sonra, kaydedilen bilgilerin analizinize nasıl yardımcı olduğunu anlamak için zaman ayırın. Örneğin, işletmede istihdam sağlamak üzerinde SWOT yapıyorsanız, adayın pozisyona gerçekten de uygun olduğu görüyor musunuz? Olumlu nitelikleri, şirketteki eksikliği doldurmaya yardımcı oluyor mu? Zayıf yönler veya tehditler üstesinden gelinebilir mi?

SWOT'u tamamlanmasının akabinde belirli bir süre sonra tekrar üzerinden geçmek faydalı olabilir. Örneğin, SWOT'unuz bir terfi için geliştirmeye çalıştığınız belirli zayıf yönleri ortaya çıkardıysa, bu alanlarda çalıştıktan sonra SWOT'unuzu tekrar gözden geçirebilirsiniz. Bu durum, belirli hedeflere yönelik çalıştıktan sonra işlerin nasıl değiştiğini daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir. Dolayısı ile tüm analizlerinizin doğru dokümante edilmesi yerinde olacaktır.

SWOT analizi örneği
Yukarıdaki bilgileri kullanarak oluşturacağımız bir SWOT analizi yapalım. Bu örnek, bölüm başına yalnızca üç madde işareti içeriyor olsa da, gerektiği kadar bilgi eklenebilir.

SWOT Analizi: Yeni Ürün Pazarlama Stratejisi

Güçlü:
Yeni tedarik süreci çıktıyı hızlandırıyor
Ekip dinamiği işbirliğini kolaylaştırır
Farklı güçlü yönler, birçok uzmanlık alanına olanak tanır

Zayıf yönler:
Benzer veya örtüşen sorumluluklara sahip birçok kişi
Birçok farklı takım hedefi
Pazar araştırması yapmak zor

Fırsatlar:
Platformun gerçek zamanlı analizi, hızlı strateji değişikliklerine izin verir
Ürün ile ilgilenen kitlede artış
Pazar eğilimleri, belirli platformların diğerlerinden daha popüler olduğunu gösteriyor

Tehditler:
Ana rakip daha iyi marka bilinirliğine sahiptir
Diğer benzer ürünlerin pazara sunulması
Müşteri beklentileri hızla değişiyor

Genel olarak, SWOT analizleri belirli bir konuyu değerlendirmek için yardımcı olabilir. Bir konuyu detaylı analiz etmek istiyor veya SWOT'unuzun sonucu olarak eylem öğeleri de oluşturabilirsiniz., örneğin kolayca düzeltilebilecek bazı dahili zayıflıklar olduğunu görebilirsiniz. Böylece bu zayıf yönlerin üstesinden gelmek için bireysel veya ekip hedefleri oluşturmak üzere stratejik bir yaklaşım gösterebilirsiniz.

Read More